Page 244 - 公文撰作解析

第三節 會議文書

一、意義

依據《會議規範》，為使會議得以順利召開、進行，達成目標，其
所應用之文書，稱為「會議文書」。會議文書包括開會通知（或會勘通

知）、議事日程（又稱議程）、提案、會議紀錄、委託書、簽到簿、選
舉票等，本節介紹主要的開會通知、議事日程、會議提案及會議紀錄等 4

種。

二、開會通知單（會勘通知單）

（一）目前公務機關已有定型化之「開會通知單」、「會勘通知單」，

主要係告知開會或會勘各種訊息，但此制式化通知單並非唯一方
式，必要時得以「書函」通知（如開會延期、更改地點、變更議程、

抽換資料等）；或以「函」通知（如大型研討會議、重要事項首
長親自邀集會商、邀請人民參與為示尊重時）；或以「表格式」

公文通知。
（二）開會通知單（會勘通知單）多具有時效性，為提示收文單位之注意，

應於通知封套上加蓋「開會通知、提前拆閱」戳記，以免延誤開
會時間。

（三）開會通知單（會勘通知單）之屬性：上行、平行、下行均可使用。
（四）開會通知單（會勘通知單）之適用範圍：使用範圍極為廣泛，邀

請對象不拘。
（五）開會通知單（會勘通知單）之製作要領

1. 以定型條列式書寫處理，方便傳輸及審閱。
2.本文必須詳載開會事由、開會時間、開會地點、主持人、出（列）

席者、副本及備註。
3. 署名與用印是蓋「機關條戳」，不蓋印信。如以電子交換方式

行之，得不蓋印章。

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