Page 28 - 公文撰作解析
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三 、其他公文


                        其他公文種類繁多,依《文書處理手冊》第 15 點,舉例如下。


                         種類                                 意義及使用時機

                                     於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

                                     舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情,寄送普通文
                    書函
                                     件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,

                                     其性質不如函之正式性。

                    開會通知單
                                     召集會議或辦理會勘時使用。
                    會勘通知單

                                     凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之

                    公務電話             事項,經通話後,發(受)話人如認有必要,可將通話
                    紀錄               紀錄作成 2 份,以 1 份送達受(發)話人簽收,雙方附

                                     卷,以供查考。

                    手諭               機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

                                     承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長
                    簽
                                     有所陳述、請示、請求、建議時使用。


                                     公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;或機
                    報告
                                     關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

                    箋函               以個人名義於洽商或回復公務時使用。

                    便簽               以單位名義於洽商或回復公務時使用。

                    聘書               聘用人員時使用。

                    證明書              對人、事、物之證明時使用。

                    證書、執照            對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

                    契約書              當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用。

                    提案               對會議提出報告或討論事項時使用。

                    紀錄               記錄會議經過、決議或結論時使用。

                                     詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予以支
                    說帖
                                     持時使用。

                    定型化表單            如稅單、罰單、繳納通知單等。

                    裁處書              「行政罰」裁處時使用。





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