Page 41 - 公文撰作解析
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主
                                                                                                                    題
                                                                                                                    篇
                                     1
                                          檔   號:
                                          保存年限:
                            ○○縣政府   函(稿)           稿本(草稿階段)                                                         第
                       2             機關地址:000○○○○○○                                                                 二
                                     承辦人:○○○
                                     電話:00-00000000
                                     傳真:00-00000000   承辦人員起草,經各級長官核稿蓋章,但尚未經
                                     電子信箱:0000@0000
                     受文者:如正、副本收受者                  最後有權決定者判行之版本。特點如下︰                                               章
                     發文日期:中華民國 000 年 00 月 00 日
                     發文字號:○○字第 0000000000 號                                                                         公
                     速別:速件
                     密等及解密條件或保密期限:                 ❶ 文別「函」之後註明(稿)。
                     附件:如主旨                                                                                         文
                     主旨:○○○○○○○○○○○○○○○○,請查照。
                     說明:復貴府 000 年 00 月 00 日○○○字第 0000000000 號函。   ❷「受文者」欄位係填寫「如行文單位」、「如                             處
                            3
                     正本:○○○、○○○、○○○、○○○、○○○、○○○                                                                     理
                     副本:○○○、○○○                       正副本收受者」、「如發文清單等」。

                     縣長   ○○○(簽字章)                                                                                  流
                                                   ❸ 首長名字以○○代替。                                                     程
                     承辦單位         核稿
                     ○○ ○○○       ○○ ○○○           ❹ 決行欄位仍空白。
                     ○○ ○○○            4
                     會辦單位         決行

                     ○○ ○○○

                                                                                                                    第
                                                                                                                    二
                                                   原本(定稿階段)                                                         節
                                                                                                                    案
                                                   稿本經逐級陳核,經最後決定者判行之版本。特                                            件
                                                   點如下︰                                                             簽
                                                                                                                    辦
                                                   ❶ 與稿本係同一版本,僅決行欄位已由有權決定
                                                                                                                    流
                                                      者簽署,無特殊情況通常批示「發」,表示可                                          程
                                                      依此版本發文之意。
                                                   ❷ 發文後,「原本」歸入機關檔案庫依規定年
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                                                      限保存;亦即各機關檔案庫房所存放之公文檔
                                                      案,除案件原始文件外,原則都是經過核定的

                                                      原本(原稿)。


                                                   繕本(印製成品階段)
                         2
                                       1           經決行後之「原本」,送文書單位依照核定之內
                                                   容打繕、用印,製成對外發送之版本,統稱為「繕
                          3
                                                   本」(繕本可區分正本、副本、抄本)。特點如
                                                   下︰
                                                   ❶ 文別「函」之後註明之(稿)已刪。

                                                   ❷ 通常於頁面左上方蓋正本、副本、抄本等註
                                    5                 記。
                                                   ❸「受文者」欄位依正副本收受者所列,分別繕
                                                      打受文之機關或單位名稱。

                                                   ❹ 繕本係對外發送之版本,已無各級人員簽名欄
                                                      位。
                                                   ❺ 紙本公文「函」須蓋首長簽名章、「書函」蓋
                                                      機關條戳;但電子傳輸公文均不蓋章,僅蓋「電

                                                      子交換公文」戳記。

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