Page 36 - 公文撰作解析_附錄篇
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第三節                           會議文書







            一、意義


                        依據《會議規範》,為使會議得以順利召開、進行,達成目標,其
                   所應用之文書,稱為「會議文書」。會議文書包括開會通知(或會勘通

                   知)、議事日程(又稱議程)、提案、會議紀錄、委託書、簽到簿、選
                   舉票等,本節介紹主要的開會通知、議事日程、會議提案及會議紀錄等 4

                   種。




            二、開會通知單(會勘通知單)

                   (一)目前公務機關已有定型化之「開會通知單」、「會勘通知單」,

                           主要係告知開會或會勘各種訊息,但此制式化通知單並非唯一方
                           式,必要時得以「書函」通知(如開會延期、更改地點、變更議程、

                           抽換資料等);或以「函」通知(如大型研討會議、重要事項首
                           長親自邀集會商、邀請人民參與為示尊重時);或以「表格式」

                           公文通知。
                   (二)開會通知單(會勘通知單)多具有時效性,為提示收文單位之注意,

                           應於通知封套上加蓋「開會通知、提前拆閱」戳記,以免延誤開
                           會時間。

                   (三)開會通知單(會勘通知單)之屬性:上行、平行、下行均可使用。
                   (四)開會通知單(會勘通知單)之適用範圍:使用範圍極為廣泛,邀

                           請對象不拘。
                   (五)開會通知單(會勘通知單)之製作要領

                            1. 以定型條列式書寫處理,方便傳輸及審閱。
                            2.本文必須詳載開會事由、開會時間、開會地點、主持人、出(列)

                              席者、副本及備註。
                            3. 署名與用印是蓋「機關條戳」,不蓋印信。如以電子交換方式

                              行之,得不蓋印章。












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