Page 232 - 公文撰作解析

第五節 文稿處理注意事項

一、公文處理注意事項

（一）對於相同或同類案件，須經常答覆者，可先撰擬定型稿或稱「例
稿」，經主管長官核定後，請文書單位打印備用。此後每次簽復

此類案件時，只要填寫幾個字，即可送判，充分簡化作業，並方
便核判。

（二）依分層負責或授權判行之公文，應書明「代判」字樣，或加蓋「代
為決行」章。

（三）對於彙總之公文，需要各單位提供資料或意見時，可先影印分送
各單位簽復，並可事先製作統一格式及用紙，以免事後重新整理，

耽擱時間及浪費人力、物力。
（四）儘量利用副本代替已辦核轉案件之簽復，承辦人員也可視需要在

稿上加列抄發承辦單位抄件，以便查考，或免除以後調卷之煩。
（五）公文送判時，公文夾應標明承辦單位及送往單位，以加速公文傳

遞。如屬最速件或限期案件，應在稿面上旁註「請於某日某時以
前發出」，以促請有關人員加速處理，並把握時限。

（六）下列公文可不必行文
1. 例行准予備查事項（法定必須報備者除外）。

2. 可於會議、會報中商討決定，或已在機關公報、報刊發布，以
及遞送例行表報等事項。

3. 非必要之公文副本。
4. 屬於聯繫、協調、商洽等事項，可使用電話或電子郵件代替行

文。

二、擬稿注意事項

（一）擬稿須條理分明，其措詞以切實、簡明扼要為準，所有模稜空泛

之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。
（二）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全

文，應以電子文件、抄件或影印附送。

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