Page 53 - 公文撰作解析
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主
                                                                                                                    題
                                                                                                                    篇



                                                                                                                    第
              第一節                        基本區分與共用款式                                                                  三
                                                                                                                    章
                                                                                           數位學習                     常
                                                                                                                    見
                                                                                                                    公
            ㄧ 、基本使用區分                                                                                               文
                                                                                                                    格
                        政府機關因公務需要而使用的文書,有其基本區分﹔就向上請示或對                                                              式

                   外行文而言,大致上有「簽」、「函」、「箋」3 大類,其中再就案件輕
                   重,各有不同款式可以選用。
                                                                                                                    第
                        在向上請示方面,通常使用的是「大簽」,以「主旨、說明、擬辦」                                                              一
                                                                                                                    節
                   三段式敘述;但如案情較為簡單、無需特別分析說明,或幕僚為參贊意見
                                                                                                                    基
                   需要的,可使用條列式敘述的「小簽」或「角簽」。                                                                          本
                        在對外行文方面,最常見的是以首長或主管名義行文的「函」;但如                                                              區
                                                                                                                    分
                   案件較為簡易,可使用以機關或單位名義行文的「書函」。事實上政府                                                                  與
                   機關公事往返或與人民溝通,仍以簡易案件居多,使用的公文如以簡單                                                                  共
                                                                                                                    用
                   敘述或定型化表單填寫,當可簡化而提高效率。早年有一種表框式之「簡
                                                                                                                    款
                   便行文表」,即用於簡易案件,極為便利﹔ 87 年因應電子化去除表框式                                                               式

                   公文後,「簡便行文表」併入「書函」,《文書處理手冊》並明定「書函」
                   用於「無涉准駁、解釋之簡單案情」。因此,目前對外行文時,較為正式

                   的、屬於行政處分的使用「函」;但案情比較簡單,無涉准駁、解釋的可
                   使用「書函」。

                        此外,還有一種比較注重禮節關係的「公務書信」,其中較為正式的
                   稱為「箋函」,須有前文、本文、後文 3 部分,比較複雜;但如借書、

                   還物、協商等較為細微之事,可省去「箋函」的提稱語、應酬語、問候語、
                   敬辭等,成為比較輕便的「便箋」。早期機關內部單位間公事往返使用的

                   就是「便箋」,《文書處理手冊》之前曾將「便箋」定義為「個人名義或
                   單位名義於洽商或回復公務時使用」,惟 104 年之後,「便箋」名稱已

                   被「便簽」所取代。
                        以下就上述「簽」、「函」、「箋」,按其使用區別列表對照如下一

                   頁。(註:「箋函」非屬常見,「便簽」為簡易且無統一格式之文件,均
                   於附錄篇中介紹。)














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