Page 28 - 公文撰作解析

三 、其他公文

其他公文種類繁多，依《文書處理手冊》第 15 點，舉例如下。

種類 意義及使用時機

於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文
書函
件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，

其性質不如函之正式性。

開會通知單
召集會議或辦理會勘時使用。
會勘通知單

凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之

公務電話 事項，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話
紀錄 紀錄作成 2 份，以 1 份送達受（發）話人簽收，雙方附

卷，以供查考。

手諭 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長
簽
有所陳述、請示、請求、建議時使用。

公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機
報告
關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

箋函 以個人名義於洽商或回復公務時使用。

便簽 以單位名義於洽商或回復公務時使用。

聘書 聘用人員時使用。

證明書 對人、事、物之證明時使用。

證書、執照 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

契約書 當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。

提案 對會議提出報告或討論事項時使用。

紀錄 記錄會議經過、決議或結論時使用。

詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支
說帖
持時使用。

定型化表單 如稅單、罰單、繳納通知單等。

裁處書 「行政罰」裁處時使用。

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