Page 52 - 公文撰作解析

公文依用途區分許多種類，各有不同意義、使用區別及格式標準，
此於《公文程式條例》、《文書處理手冊》、《政府文書格式參考規範》、

《機關檔案管理作業手冊》等法規均有規範。本章第一節介紹各類公文
基本使用區分及共用格式，第二節至第六節則詳細介紹「簽」、「函」、

「書函」、「令」、「公告」等 5 種常見公文的使用時機、格式標準、
結構布局及撰擬技巧等。至於其他非屬常見（或常用）、特殊性、定型

化之公文，另擇要載於本教材「附錄篇」，供受訓人員工作上需要時參考。

小典故

公文格式典故與啟示

據歷史記載，元朝官僚主義盛行，喜賴文書奏議，明朝建國之初延續舊習，
官吏為求表現，官書也多議古論今，字數動輒上千至萬，古文又無標點符號，
造成皇上及大臣審批極大負擔，明太祖朱元璋曾多次要求刪繁就簡，但未能有

效遏制。
公元 1376 年，刑部主事茹太素向朱元璋上一道奏疏，內容達 1 萬 7000 餘
字，朱元璋初閱數頁，不知主題為何，有所不耐，便差使身旁大臣口述代念，
但讀至 6000 多字，離主題仍甚遠，朱元璋發怒，詔傳茹太素至朝廷杖打（即「茹

太素杖於朝」歷史事件）。杖完，朱元璋繼續審閱茹太素之奏疏，發現最後 500
字才是本奏疏之重點，其中有 4 項建議更值得採納，朱元璋認為茹太素為敢言
忠臣，但奏疏仍同當時官場風氣，冗長繁瑣。
事後，朱元璋為澈底糾正文風，研究制定「建言格式」，即相當於公文製

作的標準，並親自作序頒布（明太祖文集建言格式序），明確規定：「若官民
有言者，許陳實事，不許繁文，若過式者問之，違者罰之。」（明太祖文集卷
十五）。此一「建言格式」或稱史上第一部有關公文格式之規定，具有歷史意義；
現行政府所制定、訂定或函頒之各種公文法規，很多即為公文格式標準的規定。

據「明史，茹太素傳」記載，朱元璋對於茹太素事件曾言「慨然曰：『為君難，
為臣不易。朕所以求直言，欲其切於情事。文辭太多，便至熒聽。太素所陳，
五百餘言可盡耳。』因令中書定奏對式，俾陳得失者無繁文。」因此，朱元璋
所定之建言格式務求簡要，不許多用虛文浮詞；並要求在上書正文之首加一「提
要」，概括全文內容，以收一目了然之功，此一「提要」猶如當今論文格式中

的「摘要」；公文格式中的「主旨」一般。此一事件帶給我們的啟示是，公文
格式標準，在收條理分明之功；公文撰擬要領，在於簡要不繁之效。

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