Page 53 - 公文撰作解析

主
題
篇

第
第一節 基本區分與共用款式 三
章
數位學習 常
見
公
ㄧ 、基本使用區分 文
格
政府機關因公務需要而使用的文書，有其基本區分﹔就向上請示或對 式

外行文而言，大致上有「簽」、「函」、「箋」3 大類，其中再就案件輕
重，各有不同款式可以選用。
第
在向上請示方面，通常使用的是「大簽」，以「主旨、說明、擬辦」 一
節
三段式敘述；但如案情較為簡單、無需特別分析說明，或幕僚為參贊意見
基
需要的，可使用條列式敘述的「小簽」或「角簽」。 本
在對外行文方面，最常見的是以首長或主管名義行文的「函」；但如 區
分
案件較為簡易，可使用以機關或單位名義行文的「書函」。事實上政府 與
機關公事往返或與人民溝通，仍以簡易案件居多，使用的公文如以簡單 共
用
敘述或定型化表單填寫，當可簡化而提高效率。早年有一種表框式之「簡
款
便行文表」，即用於簡易案件，極為便利﹔ 87 年因應電子化去除表框式 式

公文後，「簡便行文表」併入「書函」，《文書處理手冊》並明定「書函」
用於「無涉准駁、解釋之簡單案情」。因此，目前對外行文時，較為正式

的、屬於行政處分的使用「函」；但案情比較簡單，無涉准駁、解釋的可
使用「書函」。

此外，還有一種比較注重禮節關係的「公務書信」，其中較為正式的
稱為「箋函」，須有前文、本文、後文 3 部分，比較複雜；但如借書、

還物、協商等較為細微之事，可省去「箋函」的提稱語、應酬語、問候語、
敬辭等，成為比較輕便的「便箋」。早期機關內部單位間公事往返使用的

就是「便箋」，《文書處理手冊》之前曾將「便箋」定義為「個人名義或
單位名義於洽商或回復公務時使用」，惟 104 年之後，「便箋」名稱已

被「便簽」所取代。
以下就上述「簽」、「函」、「箋」，按其使用區別列表對照如下一

頁。（註：「箋函」非屬常見，「便簽」為簡易且無統一格式之文件，均
於附錄篇中介紹。）

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