Page 62 - 公文撰作解析_附錄篇

第六節 公務電話紀錄

凡公務上聯繫、洽詢、通知、報告等可以電話聯絡方式，簡單正確說明之

事項，經通話後，發（受）話人如認為有必要，可將通話紀錄複寫 2 份，1 份
送達受（發）話人，然後雙方附卷，以供查考。當前科技進步，以電話處理公
務是最迅速之方法，可使千萬里外之事務藉電話溝通，立即獲得處理，同時減

少公文往返發行，大為提高行政效率。惟使用電話處理公務，應著重紀錄及格

式之完善以及公務保密，才能發揮公務效力。如有機密之公務，應按規定使用
電話密語，否則不可以電話傳送，以防洩密。公務電話紀錄之作法如下：

一、 公務電話紀錄格式，依《文書處理手冊》所附格式分為：「協調事項」、

「發（受）話人通話內容」、「發話人單位職稱姓名」、「受話人單位
職稱姓名」、「通話時間」、「備註」等欄。
二、 公務電話紀錄，如有故意捏造不實之通話內容，須負「偽造文書」之法

律責任，以為防弊。

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